Gestión documental

La gestión documental de Visionwin permite adjuntar a cada ficha o documento (clientes, proveedores, asientos, facturas, etc.) archivos ya digitalizados o bien absorberlos desde un escáner.
Antes de utilizarla es necesario realizar una pequeña configuración en la empresa y en los usuarios.

1. Configuración previa en la empresa

La gestión documental se configura desde Configuración de empresa → Gestión documental
(en Visionwin Gestión y en Visionwin Contabilidad).

En esta pantalla se definen los parámetros generales:

• Usar gestión documental
  Activa o desactiva el sistema de gestión documental en la empresa.

• Directorio de almacenamiento
  Carpeta donde el programa guardará los documentos adjuntos.
  Todos los archivos que incorpore la gestión documental se almacenarán aquí, organizados y renombrados por el propio programa.

• Resolución y modo de escaneo
  Parámetros utilizados cuando los documentos se capturan directamente desde un escáner
  (resolución en píxeles y modo: blanco y negro, escala de grises, etc.).

• Otras opciones de escáner
  Posibilidad de mostrar el controlador del escáner al lanzar la digitalización, según se ve en las capturas del documento original.

Esta configuración existe tanto en Gestión como en Contabilidad, de forma que cada módulo puede utilizar la gestión documental con sus propios parámetros de almacenamiento.

2. Configuración en la ficha de usuario

Además de la configuración de empresa, en la ficha de cada usuario encontramos un bloque específico de Gestión documental:

• Usar captura de archivos
  Si está activado, Visionwin utilizará un sistema de captura de archivos desde una carpeta de origen.
  Si no se activa, se usará el driver TWAIN del escáner directamente.

• Carpeta origen archivos
  Carpeta donde el programa buscará los documentos que deben ser absorbidos automáticamente (modo 3, explicado más adelante).
  Es habitual utilizar esta carpeta como destino del escáner.

• Máscara de captura
  Extensión o patrón de archivo que debe vigilar el programa (por ejemplo *.jpg, *.pdf, etc.).
  Solo se absorberán los documentos que cumplan esta máscara.

Con estos ajustes el usuario queda preparado para trabajar con cualquiera de los modos de gestión documental.

3. Acceso a la ventana de gestión documental

Una vez configurado el sistema, desde cualquier ficha del programa (cliente, proveedor, asiento, factura, etc.) se puede abrir la ventana de Gestión documental.

En esta ventana se distinguen dos zonas principales:

• Listado de archivos relacionados con el documento (parte izquierda).

• Vista previa del archivo seleccionado (parte derecha), siempre que el tipo de archivo lo permita.

Desde aquí se añaden, eliminan y consultan los documentos asociados al registro.

4. Modos de trabajo

La gestión documental puede utilizarse de tres formas distintas.
En todo momento se puede cambiar de un modo a otro según convenga.

Modo 1 – Arrastrar y soltar (drag & drop)

1. Abrimos la ventana de Gestión documental sobre la ficha deseada.

2. Desde el Explorador de archivos de Windows, arrastramos uno o varios documentos a la zona de archivos relacionados.

3. Visionwin copia estos documentos a la carpeta de almacenamiento configurada en la empresa, los renombra siguiendo su propio criterio interno y los enlaza al registro.

Este modo es ideal cuando ya disponemos de los documentos digitalizados en el ordenador.

Modo 2 – Seleccionar archivo desde una carpeta

En este modo no se arrastra el documento, sino que se selecciona manualmente:

1. En la ventana de Gestión documental pulsamos el botón de añadir archivo.

2. Se abre un cuadro de diálogo para elegir el documento en cualquier carpeta del equipo o de la red.

3. Una vez seleccionado el archivo, el programa ofrece dos opciones:

   • Copiar el documento a la carpeta de gestión documental (quedará almacenado físicamente en el directorio de almacenamiento de la empresa).

   • Guardar solo un hipervínculo a la ruta actual del documento (el archivo permanece en su ubicación original).

Este modo es útil cuando los documentos ya están organizados en carpetas propias y no interesa duplicarlos, o cuando se trabaja con rutas de red compartidas.

Modo 3 – Carpeta de captura automática (ideal para escáner)

El tercer modo se apoya en la carpeta origen archivos configurada en la ficha del usuario:

1. Antes de abrir la ventana de Gestión documental, se deposita el documento a adjuntar en la carpeta de captura (de forma manual o porque el escáner envía allí las digitalizaciones).

2. Al abrir la gestión documental, el programa detecta automáticamente los archivos presentes en esa carpeta, los renombra y los mueve a la carpeta de almacenamiento definida en la empresa, incorporándolos directamente al registro.

Este es el método recomendado cuando se trabaja con escáner, ya que el usuario solo tiene que escanear a la carpeta indicada y Visionwin se encarga del resto.

5. Uso combinado de los modos

Los tres modos de trabajo son compatibles entre sí.
En cualquier momento se puede:

• Arrastrar documentos ya existentes (modo 1).

• Seleccionar archivos por explorador y decidir si copiarlos o solo enlazarlos (modo 2).

• Dejar que el sistema absorba automáticamente lo que haya en la carpeta de captura (modo 3).

De este modo, la gestión documental de Visionwin se adapta tanto a usuarios que trabajan con documentación ya organizada en carpetas como a aquellos que digitalizan directamente desde escáner.

Preguntas que contesta este artículo:

• [150] vuestro programa puede digitalitzar las facturas y tiquets