Trabajando con el importador de facturas PDF mediante IA ( OCR )

Este documento explica, paso a paso el funcionamiento del sistema de contabilización automática de facturas recibidas mediante OCR/IA.

Introducción

• Resumen: El Gestor OCR permite importar facturas en formato PDF, procesarlas mediante un servicio de OCR/IA , generar asientos contables sugeridos y, tras revisión, contabilizarlos automáticamente.
• Objetivo: Reducir tiempo de entrada manual, minimizar errores humanos y acelerar la contabilización de facturas recibidas.

Requisitos

• Conexión a Internet estable para el servicio OCR/IA.
• Permisos de usuario en la aplicación: acceso al gestor OCR y permisos para contabilizar.
• Archivos PDF legibles (evite PDFs protegidos o con imágenes muy borrosas).

Flujo de trabajo (resumen rápido)

• Agregar facturas (selección o arrastrar y soltar).
• Pulsar Procesar Cola para generar asientos automáticamente.
• Revisar facturas procesadas (si es necesario) y corregir líneas.
• Contabilizar (individual o masivo) las facturas aprobadas.

Uso detallado paso a paso

1) Agregar facturas. Se utiliza para añadir facturas a la cola de procesado.

• Botón: Agregar Facturas.
  • Cómo:
    • Pulsa Agregar Facturas y selecciona uno o varios PDFs.
    • También puedes arrastrar archivos a la ventana (drag & drop). Si trabajas en la nube, primero debes arrastrar los archivos a la ventana para que se suban al servidor y posteriormente usar el botón Agregar Facturas. En el diálogo de selección de archivos puedes usar la selección múltiple.
      
      
  • Comportamiento:
    • El sistema normaliza nombres de archivo para evitar caracteres problemáticos.
    • Si añades muchos archivos (más de 3), el gestor muestra un resumen y trata el trabajo como un lote.
  • Buenas prácticas:
    • Evita archivos PDF con protección, mala resolución o los que toda la factura sea una imagen incrustada.

2) Procesar la cola (OCR y generación de asientos). Iniciará el proceso de reconocimiento de facturas.

• Botón: Procesar Cola.
  • Cómo:
    • Tras añadir los PDFs, pulsa Procesar Cola.
    • Aparecerá un medidor de progreso con posibilidad de cancelar.
    • El sistema enviará los documentos al servicio OCR/IA y generará un asiento sugerido por cada factura ( son asientos temporales, no se almacenarán en la contabilidad hasta que lo solicitemos )
  • Resultado:
    • Las líneas de las facturas pasan a estado Procesado o Error
    • Se muestra un resumen con número de procesados y errores.

• Recomendaciones:
  • Procesar en lotes moderados para evitar tiempos excesivos ( dependiendo de la complejidad de la factura, el procesado puede llevar entre 10 - 20 segundos por factura )

3) Contabilizar (individual o masivo). Permitirá traspasar a la contabilidad las facturas ya procesadas.

• Contabilizar individual :
  • Selecciona la factura de la lista y pulsa el botón derecho del ratón, elegir la opción de Contabilizar Seleccionado.
  • Confirmar la acción.
  • El sistema registrará el asiento y marcará la factura como Contabilizada
    
    
• Contabilización masiva:
  • Pulsa el botón de Contabilizar (o utiliza la opción Contabilizar todos del menú al pulsar el botón derecho del ratón).
  • El sistema solicitará confirmación indicando cuántas facturas serán contabilizadas.
  • El proceso muestra un resumen final con contadores de éxito y errores.
    
    
• Recomendaciones:
  • Antes de la contabilización masiva, revisa las cuentas por defecto ( con el botón Configuración ) y haz una revisión rápida de las facturas candidatas.
    
    
• Importante:

  • Si en la configuración está marcada la opción Borrar Archivos Originales una vez procesados, tras contabilizar la factura se borrará el PDF original.

  • Sólo se contabilizarán las facturas cuyo estado sea Procesado

4) Revisar una factura. En caso de que el asiento generado sea incorrecto o incongruente podemos usar esta opción

• Botón: Revisar Factura
  • Cómo:
    • Selecciona la factura en la lista y pulsa Revisar Factura.
    • Si necesitas que la IA reprocese la factura con instrucciones específicas, indícalo en el texto preparado para ello. 
    • Revise las líneas del asiento: cuenta, debe/haber, importes, Importe con impuestos, concepto, departamento/proyecto.
  • Consejos:
    • Revisa especialmente facturas con importes altos, comprobantes con varios impuestos o facturas que contengan retenciones, suplidos, descuentos, etc.

5) Eliminar facturas de la cola. Nos permite eliminar facturas que no queremos que se procesen.

• Botón: Eliminar.
  • Cómo:
    • Selecciona la línea de la factura que queramos eliminar de la cola y pulsar Eliminar.
    • Confirma la acción en la ventana emergente.

6) Editar líneas del asiento. Podemos modificar las líneas del asiento temporal generado para ajustarlo a nuestras necesidades, o si tenemos que corregir cualquier datos.

• Botón: Modificar Línea (cuando estas en la vista de líneas del asiento). También podemos hacer doble click sobre la línea a modificar.
  • Cómo:
    • Seleccionar la línea a modificar en el lista 
    • Pulsar Modificar Línea y ajustar la cuenta, el importe, el concepto, departamento o proyecto. Si modificamos el proveedor, se ajustará automáticamente en la contrapartida de las líneas de IVA e IRPF
    • Aceptar para guardar los cambios

OTRAS OPCIONES 

Configuración. Nos permitirá ajustar parámetros del funcionamiento del OCR. 

• Acceso: Usaremos el botón Configurar
• Campos clave y qué significan:

• Proveedor : cuenta contable por defecto para proveedores.
• Gasto : cuenta donde se registran los gastos.
• IVA Soportado, Recargo Equiv. IRPF : cuentas por defecto para impuestos y retenciones.
• Cuadres : cuenta de diferencias/cuadres.
• Departamento, Proyecto: valores por defecto opcionales si utilizamos contabilidad analítica
• Generar Vencimientos en la previsión de pagos : si el sistema debe generar vencimientos automáticos.
• Borrar archivos originales una vez procesados : si debe eliminarse el PDF tras contabilizar.
• Guardar resultados de IA en gestión documental : si se deben conservar los JSON interpretados para auditoría.
• Concepto : Concepto del asiento, podemos usar marcadores : 
  • %1 - Indica el número de la factura
  • %2 - Indica el nombre del proveedor
  • %3 - Indica el NIF del proveedor
  • %4 - Indica la fecha de la factura
  • %5 - Indica el importe total de la factura
• Igualar el concepto de todas las líneas : Si está activo todas las líneas se formarán de acuerdo al concepto especificado en esta configuración. Si no es así, el intérprete de facturas asignará conceptos automáticos.

Instrucciones OCR. Nos permitirá especificar instrucciones específicas para contabilizar un grupo de facturas. Utilizaremos esta opción si vamos a contabilizar facturas de un mismo proveedor, pero que, por sus características especiales no tiene una distribución típica de los importes/fechas, etc.

RECOMENDACIONES

• Antes de realizar contabilizaciones masivas verifique las cuentas definidas en la configuración.
• Procesa en lotes moderados (ej. 10–50) para un control más fácil.
• Revisa manualmente facturas de importe significativo o con impuestos complejos.
• Mantén copias de seguridad de PDFs hasta confirmar contabilización final
• Activa Guardar resultados de IA en gestión documental si requieres una trazabilidad/auditoría de la interpretación.
• Activa la Gestión Documental en la empresa. De este modo cada factura contabilizada almacenará el documento original relacionado con el asiento.

Preguntas frecuentes (FAQ)

• ¿Qué hago si una factura se procesa incorrectamente?
  Seleccione la factura, pulse Revisar Factura, corrija las líneas y vuelva a procesar o contabilice manualmente.

• ¿Dónde configuro las cuentas por defecto?
  Accederemos a la configuración con el botón Configurar

• ¿Puedo cancelar un proceso en lote?
  Sí, el medidor de progreso tiene la opción de cancelar; el resumen indicará lo que se procesó antes de cancelar.

• ¿Qué pasa si falta Internet?
  El procesamiento fallará y la factura quedará en estado ERROR. Deberemos volver a repetir el proceso cuando tengamos conectividad

Errores comunes y soluciones rápidas

• No se detectan PDFs en Drag & Drop
  Asegúrate de soltar archivos PDF (no carpetas) y que tengan extensión .pdf.
  
  
• Servicio OCR no responde
  Comprobar configuración y conectividad a internet