Verifactu uso

En este artículo se explica el uso de Verifactu dentro del programa Visionwin Facturación y TPV.

Verifactu es un proceso transparente y automático que no requiere ninguna acción al usuario de Visionwin Facturación

NOTA IMPORTANTE: A partir del 29-7-2025 todas las nuevas instalaciones y las actualizaciones de los programas existentes, incorporarán la funcionalidad Verifactu. Recuerda que para actualizar el programa debes disponer de un soporte técnico contratado en Visionwin. Esto significa que todas las facturas y facturas simplificadas ( tickets ) serán enviadas automáticamente a la AEAT. Una vez actualizado el programa ya no podrá retrocederse a una versión anterior. La funcionalidad de Verifactu NO puede ser desactivada en el programa de Facturación. El programa de Facturación Visionwin, NO incluye la modalidad de "NO Verif*actu", solamente funciona con la modalidad Verifactu y esta modalidad Verifactu que NO puede ser desactivada. Visionwin no se hace responsable de las consecuencias legales en el caso de que un usuario retroceda la versión manualmente bajo su responsabilidad.

En este artículo toda referencia a Facturas incluirá también las facturas simplificadas ( tickets de venta )

Cuando se actualiza el programa Visionwin a la versión con Verifactu, lo primero que aparecerá cuando se quiera hacer una factura será un asistente de configuración. Dicho asistente es sencillo y ajusta los parámetros mínimos para funcionar con Verifactu. El asistente se puede realizar tantas veces como se considere oportuno ejecutándolo desde el menú superior de Verifactu. Recuerda que para actualizar el programa debes disponer de un soporte técnico contratado en Visionwin.

Certificado digital:

Para el funcionamiento del programa en Verifactu, es imprescindible disponer de un Certificado Digital y conexión a internet. En el caso de no disponer de certificado o conexión a internet, el programa funcionará igualmente pero no se podrán realizar Facturas. Una vez instalado el certificado digital en Windows, debes configurarlo en Fichas->Fichero de Empresas->Modificar->Certificados o mediante el asistente de Verifactu desde el menú Verifactu->Asistente. El certificado digital ha de ser un certificado emitido por la FNMT, si no estás seguro de si tu certificado es válido, contacta con la AEAT para verificarlo. Cuando el certificado esté a pocos días de caducar, cada vez que se entre en el programa se avisará de su caducidad indicando la fecha de caducidad. Cuando el certificado haya caducado, no se permitirán realizar ni facturas de cliente y tickets de Caja ( Facturas simplificadas ).

El único apartado que afecta a Verifactu son las Facturas de Clientes y Tickets de Caja ( Facturas Simplificadas ) el resto del programa, como la creación de clientes, no influye Verifactu.

Los programas que se utilicen por empresas fuera de España y no facturen dentro de la hacienda Española, no podrán realizar facturas con el programa.

Si en la empresa tienes diferentes certificados digitales por empleados, directivos, etc... el certificado correcto para usar Verifactu en Visionwin te lo debe indicar el asesor fiscal de la empresa.

La clave pin o clave móvil de acceso a la web de la AEAT no es válido para enviar a Verifactu, se necesita tener un certificado digital vigente.

Datos de Empresa

Es necesario que el CIF de la empresa esté correctamente configurado y el nombre de la empresa sea el que está registrado en la AEAT, de lo contrario no se enviarán correctamente las facturas a Verifactu. El asistente ya realiza dicha comprobación, y se puede ajustar también en la ficha de la empresa desde Fichas->Fichero de Empresas->Modificar->Empresa->Datos de Empresa.

El país por defecto configurado en la Empresa en la pestaña de valores por defecto es importante ya que los clientes que no tengan país configurado en su ficha, cuando se envíen las facturas se asignará el país por defecto en la empresa.

Envío a Verifactu

Cuando se realiza una factura, inmediatamente después se genera un registro de alta y se envía dicho registro a Verifactu siguiendo los tiempos de espera que nos dicta la AEAT. Este proceso se realiza en segundo plano y es transparente para el usuario. El envío no muestra ningún mensaje en pantalla y no interfiere en el uso del programa salvo que ocurra un error grave que advierta al usuario.

Registro de alta

En el registro de alta se almacenan todas las facturas de Cliente y tickets de caja correlativamente según se vayan creando. Este registro es el que se envía a la AEAT.

Registro de envíos

Cada x tiempo, se realizan envíos de los registros de alta a la AEAT, un envío puede contener varias facturas. La respuesta de los envíos se actualiza en cada factura, ticket de venta y registro de alta. Si la respuesta es correcta, se mostrará con un icono verde de la AEAT, en cambio si hay errores se mostrará un icono amarillo o rojo dependiendo del error. Si nos situamos encima del icono nos aparecerá el estado y motivo del error.

Estado del envío

En todo momento se puede ver el estado de los envíos a verifactu mediante el monitor que se muestra en tiempo real. Para acceder a este monitor se puede hacer pulsando el icono verde de la AEAT que aparece en la parte inferior derecha del programa o con la opción de forzar envio del menú de Verifactu. Esta opción intenta realizar el envío si el tiempo de espera actual lo permite.

Subsanar

En las facturas y los tickets existe la opción de Subsanar. Cuando se recibe un rechazo a una factura de hacienda se puede subsanar dicho rechazo y el registro de alta volverá a ser enviado a hacienda. Se puede subsanar una factura tantas veces como sea necesario hasta que sea aceptada correctamente.

Si la factura se rechaza por completo y el error no puede ser subsanado ya que corresponde a un dato fiscal, por ejemplo un CIF incorrecto, se deberá realizar una factura nueva que rectifique la anterior.

Anular

Existen casos especiales en los cuales una factura no ha debido existir nunca, por ejemplo:

• Factura creada cuando se está probando el programa y se crea una factura ficticia de pruebas
• Factura creada para probar y configurar el formato de impresión
• Factura creada para enseñar el programa en una formación

Estas facturas pueden ser anuladas mediante la opción específica que incluye en la lista de facturas de venta y tickets de venta según el caso. Una factura anulada no tiene ninguna validez dentro del programa de Visionwin Facturación, pero no puede ser eliminada ya que todas las facturas incluyen un encadenamiento que no puede ser roto por normativa en el reglamento de Verifactu. Estas anulaciones han de utilizarse en casos muy excepcionales y nunca ser práctica habitual del uso diario del programa de Facturación ya que podría ser detectado por la AEAT como un uso fraudulento del programa de Facturación.

Código QR

En las instalaciones más recientes, cuando se actualice el programa a la versión Verifactu, el código QR ya aparecerá automáticamente impreso en las facturas, de lo contrario puede ser configurado fácilmente mediante los siguientes pasos: QR Verifactu en factura Recuerda que para actualizar el programa debes disponer de un soporte técnico contratado en Visionwin. 

Código de colores de los iconos de hacienda

Cada factura, ticket, registro de alta o envío tiene un icono de hacienda con un color de fondo. Por regla general, este es el significado del código de colores de los iconos de hacienda:

Icono	Motivo	Acción/Solución
	La factura no ha sido enviada	Se enviará automáticamente en el próximo envío, el usuario no ha de realizar ninguna acción
	La factura ha sido enviada pero hacienda la ha rechazado	Revisar el motivo de rechazo desde la lista de Facturas o Tiquets (Más Opciones->Verifactu Información, solucionarla y marcarla como subsanada desde (Más Opciones->Subsanar). Se enviará automáticamente en el próximo envío
	La factura no ha sido enviada porque tiene un problema de validación previo al envío	Revisar el motivo por el cual no ha sido enviada desde la lista de Facturas o Tiquets ( Más Opciones->Verifactu información ), solucionarlo y ya se enviará automáticamente en el próximo envío. En el caso de que no se envíe automáticamente, hay que marcarla como subsanada desde (Más Opciones->Subsanar).
	La factura ha sido enviada correctamente	Está todo correcto, no hay que aplicar ninguna acción/solución

Pasos a seguir cuando una factura no se envía o se rechaza:

Una vez se ha intentado enviar la factura y no es posible porque tiene un problema de validación o es rechazada por hacienda, hay que ver el motivo de dicho problema. Desde el Ventas->Facturas de cliente o TPV->Tiquets de caja hay que situarse encima de la factura o ticket que tiene el problema y desde el menú izquierdo Más Opciones->Verifactu Información aparecerá una ventana con el detalle del proceso de envío. En los textos Incidencia Previo o Texto del error, aparecerá el motivo del rechazo. Si la factura no ha sido enviada y está con el icono rojo de hacienda, en el siguiente envío se enviará automáticamente, pero si ha sido rechazada por hacienda ( icono amarillo de hacienda ) hay que marcarla como subsanada para que se intente enviar en el próximo envío. Para subsanarla en Mas Opciones->Subsanar

Clasificación de las facturas:

Uno de los requisitos de Verifactu es la clasificación de la factura para el correcto envío según el tipo impositivo y origen de la factura. En la factura de cliente existe una pestaña de Clasificación para poder indicarla correctamente. Para mejorar la experiencia de usuario, hemos incluido la clasificación también en las series, de este modo se puede indicar la clasificación por defecto de todas las facturas que incluirán la serie. También se ha incluido la clasificación en la ficha del cliente por si existen clientes con clasificaciones especiales. Para poder abarcar todas las casuísticas posibles, la clasificación también la hemos aplicado a los tipos de IVA, de este modo una factura puede tener tantas clasificaciones específicas como tipos de IVA contenga. En modo de resumen, la clasificación sigue el siguiente orden:

Serie->Cliente->Factura->Tipo de IVA

Este orden marca la prioridad para aplicar la clasificación, significa que la clasificación del cliente prevalece sobre la de la serie, y la de la factura sobre el cliente, así como la del tipo de IVA sobre la factura de cliente

Requisitos al crear factura 

Verifactu conlleva una serie de requisitos para crear las facturas. Se puede ver en el siguiente artículo: Restricciones en factura de cliente y Factura Simplificada o Ticket

Canales oficiales de la AEAT para realizar consultas sobre Verifactu:

• https://www2.agenciatributaria.gob.es/wlpl/AVAC-CALC/InformadorVerifactu

PREGUNTAS FRECUENTES:

• A partir de cuando se envían las facturas y tickets a Verifactu? Cuando se activa verifactu mediante el asistente de Verifactu, las facturas y tickets que se crearán a partir de este momento se enviarán automáticamente a Verifactu. Las facturas y Tickets anteriores a la activación de Verifactu no serán enviadas salvo que se haga por requerimiento expreso de la AEAT.
• Como puedo probar el programa sin enviar facturas a Verifactu? A partir del 29-7-2025 todos los programas de Facturación y TPV que se instalen o actualicen deberán implementar la opción Verifactu obligatoriamente. Esto forma parte del reglamento de Verifactu dictaminado por la AEAT y no puede ser desactivado ni retrocedido. Pero se permite realizar pruebas del programa aunque se envíen las facturas o tickets de prueba por verifactu ya que el mismo programa de Visionwin, permite anular dichas facturas o tickets y que se queden como anuladas en la AEAT. Este procedimiento de anulación está preparado específicamente por la AEAT para las pruebas iniciales de los programas, periodos de formación o por ejemplo, pruebas de configuración de la impresión de las facturas y los tickets de venta. Esta anulación se puede realizar desde la misma pantalla de facturas de clientes en el menú lateral izquierdo de más opciones. También en la lista de tickets desde el menú de TPV en el mismo menú lateral izquierdo de más opciones
• Puedo utilizar el programa y Verifactu sin certificado digital? Solamente puedes utilizar el program sin certificado digital si no haces facturas de cliente y tickets de venta. Si quieres hacer Facturas de cliente y ticket de venta es imprescindible disponer de un certificado digital instalado en tu ordenador.
• Cuando instalo el programa, quiero hacer pruebas y configuraciones con las facturas ficticias. A partir de la versión 2025 rev rev 8.5 las nuevas instalaciones incluyen una serie de demostración para realizar las facturas y tickets de prueba, formación o configuración de formatos. Esta serie solamente permite 10 facturas o tickets y serán anuladas automáticamente por el programa. Las facturas y sus anulaciones serán enviadas a la AEAT tal y como indica el reglamento de Verifactu. No puede existir ningún documento factura o ticket ( factura simplificada ) en los Programas Informáticos de Facturación que no se envíe a la AEAT por reglamento.
• Cuando es obligatorio el uso de Verifactu? Verifactu será obligatorio a partir del 1-1-2026 para las empresas que presenten impuestos de sociedades, el resto de empresas y autónomos que estén obligados a enviar a Verifactu deberán hacerlo a partir del 1-7-2026. Desde Visionwin aconsejamos actualizar el programa con antelación a las fechas límite para asegurarte de que el proceso funciona al 100%. Recuerda que para actualizar el programa debes disponer de un soporte técnico contratado en Visionwin. 
• Si hago una factura de cliente desde el TPV es una factura simplificada? No, desde el TPV se pueden crear varios tipos de documentos, uno de ellos facturas a cliente, esto simplemente es para facilitar el uso del programa y no tener que salir del TPV para hacer la factura de cliente, pero las facturas de clientes que se crean desde el TPV son facturas de cliente. La única forma de crear una factura simplificada es haciendo un Ticket desde el TPV. Internamente las facturas simplificadas se denominan tickets porque la AEAT creo las facturas simplificadas para sustituir a los tickets de caja.
• Si tengo el programa instalado en varios ordenadores, ha de estar instalado el certificado digital en todos? Sí, es necesario que el certificado digital esté instalado en todos los ordenadores que utilizan el programa y tengan que hacer facturas o tickets.
• Después de enviar una factura, como puedo comprobar que está correcto el envío? Desde la factura de cliente en Más opciones, está la opción de Verifactu Información que te indica el estado de envío si es Correcto. También puedes utilizar la opción Mostrar Validez de la factura que simula la lectura del código QR de la factura y te muestra la validez desde la propia web de la AEAT
• Las facturas anteriores al primer envío de verifactu también hay que enviarlas? No, una vez se actualiza el programa y se envía la primera factura o ticket ( factura simplificada ), las facturas anteriores estarán en gris y no han de ser enviadas a Verifactu salvo que sea requerido expresamente por la AEAT. Recuerda que para actualizar el programa debes disponer de un soporte técnico contratado en Visionwin. 
• Como puedo emitir una factura en modo borrador o pre-factura? Visionwin incluye un documento tipo Presupuesto que puede ser utilizado para introducir la información necesaria antes de generar una factura. Los datos que se incluyen en el presupuesto, cálculo de totales, descuentos aplicados, tarifas, etc... son exactamente los mismos que la factura. Posteriormente un presupuesto puede ser pasado a factura de cliente y en ese momento se realiza el envío a Verifactu. Los presupuestos también se pueden imprimir y enviar a los clientes. Los presupuestos no afectan al stock de los artículos ni a los importes de ventas y deuda de clientes. Un presupuesto puede ser modificado y borrado pero al ser un documento previo que puede generar factura, para cumplir con la ley antifraude se mantiene la trazabilidad de todas las acciones que se realizan en el presupuesto. Esta misma funcionalidad la tienen también los albaranes ya que a partir de un albarán de cliente también se puede hacer una factura. Se puede introducir toda la información en el albarán para, una vez esté todo correcto emitir la factura oficial. La diferencia de los albaranes de cliente con los presupuestos, es que el albarán de cliente sí que afecta al stock y a la deuda del cliente.
• Cuando creo una factura con IVA 0% o con varios tipos de IVA y uno de ellos es 0% me viene rechazada. Es importante recalcar que Verifactu nos obliga a tener una buena clasificación de las facturas. En el caso de las facturas con Iva al 0% o exentas es importante indicar el tipo de exención y la clave de régimen especial o trascendencia al que se acogen. Desde Visionwin ofrecemos la opción de clasificación a nivel de factura y de tipo de IVA, para poder clasificar cada tipo de IVA correctamente en facturas con varios tipos de IVA, pero no podemos indicar que datos hay que asignar en la clasificación ( Clave de régimen, tipo operación, ... ) ya que no somos especialistas fiscales. Esta información ha de proporcionarla el gestor o administrador de la empresa.