Importar facturas Excel Avanzado en Contabilidad

La opción “Importar Facturas Excel Avanzado” permite generar asientos contables de facturas (emitidas o recibidas) a partir de un listado en Excel.

Es ideal para cargar facturas históricas o grandes volúmenes de datos de otros programas o de hojas de cálculo. 

1. Estructura del fichero Excel

En este ejemplo podemos observar : 

• Una fila de cabeceras con títulos como:
  NUMERO FACTURA, FECHA, CODIGO CLIENTE, NOMBRE, NIF, BASE, %IVA, IMPORTE IVA, TOTAL, etc.

• A partir de la siguiente fila, una línea por factura con sus datos.

Recomendaciones:

• La primera fila suele ser la de cabeceras, pero si el fichero tiene textos previos, se puede indicar desde qué fila empiezan los datos reales.

• Es importante que las columnas de cliente/proveedor y datos fiscales estén bien definidas, ya que el asistente permite incluso crear subcuentas automáticamente a partir de Nombre y NIF.

2. Acceso al asistente

Menú
Utilidades → Importar/Exportar → Importar Facturas Excel Avanzado

3. Pantalla principal de “Importación avanzada desde listado de facturas en Excel”

3.1. Información general

• Identificador de configuración
  Nombre descriptivo de la importación (por ejemplo, “Facturas venta 2022 Excel A”).
  Solo es informativo, pero ayuda a guardar y reutilizar configuraciones.

• Facturas emitidas / Facturas recibidas
  Aquí se indica si el listado corresponde a facturas de venta (emitidas) o de compra (recibidas).
  Esto condiciona el tipo de asientos que generará el programa.

3.2. Selección del fichero a importar

• Fichero Excel
  Botón con el icono de Excel para elegir el archivo que contiene el listado de facturas.

• Comprobar
  Una vez seleccionado el fichero, este botón verifica que el programa puede leerlo correctamente.

3.3. Ajustes de la importación

• Fila con las cabeceras de las columnas
  Fila donde se encuentran los nombres de las columnas (habitualmente la 1).

• Primera fila de datos
  Fila donde comienza el listado de facturas.
  Si hay filas con títulos o información previa, aquí se indica desde dónde comienzan los datos válidos.

• Columnas a leer
  Número de columnas que usa el listado de facturas.
  Si se deja en 0, el programa puede interpretar que debe leer todas.

• Crear las subcuentas inexistentes
  Si se marca, y en la importación se han configurado datos de Nombre y NIF, Visionwin creará automáticamente las subcuentas que no existan en el fichero de subcuentas.

3.4. Columnas para los datos de cabecera del asiento

En este bloque se enlazan las columnas de Excel con los datos de cabecera que necesita el asiento:

• Número de documento o factura

• Fecha de la factura

• Nombre (cliente o proveedor)

• NIF

• Dirección

• CP

• Población

• Provincia

• País (código de país, por ejemplo ES, FR, etc.)

Si se quiere que el programa cree automáticamente las cuentas de cliente/proveedor, es imprescindible indicar correctamente las columnas de Nombre y NIF.

4. Configuración de las líneas de asiento

En la parte inferior de la pantalla (tabla “Configuración de los asientos y columnas a importar”) se definen línea a línea las partidas que compondrán el asiento de cada factura.

Cada línea representa una línea contable y se configura en dos bloques: columnas básicas y ampliación para IVA.

4.1. Definición de columnas básicas

• Partida
  Columna de la Excel que contiene la subcuenta a utilizar.
  Si siempre se quiere usar la misma cuenta (por ejemplo, una cuenta de ventas), se puede indicar en “Cuenta fija (no usar columna Excel)” y no leer ninguna columna.

• Prefijo para la partida
  Útil cuando en Excel solo viene el código interno (por ejemplo, “125”) y queremos que el programa le añada el prefijo y ceros hasta formar la subcuenta completa (por ejemplo, 43000125).

• Contrapartida
  Igual que la Partida, pero para la cuenta contraria.

• Prefijo para la contrapartida
  Mismo concepto que en el prefijo de partida.

• Concepto
  Texto del concepto del asiento.
  Se puede usar el atajo %1 para que el programa inserte el número de factura (tal como se explica en el manual).

• Debe / Haber
  Columnas de la Excel donde se encuentran los importes que irán al Debe o al Haber.
  Estas columnas pueden estar vinculadas directamente al Total factura, a la Base, etc., según el diseño del fichero.

4.2. Definición de columnas – Ampliación para datos de IVA

En la parte inferior del formulario de línea se configuran los campos adicionales de IVA:

• Base imponible

• % de IVA

  • O bien se indica la columna de la hoja Excel.

  • O bien se marca “No leer columnas, indicar el porcentaje indicado” y se escribe un tipo fijo (por ejemplo, 21%).

• Importe de IVA

• % de Recargo / Importe de Recargo
  Con la misma lógica que el % de IVA (leer columna o indicar un porcentaje fijo).

• % de IRPF / Importe de IRPF

• Total FACTURA

Los nombres de cada campo son auto explicativos: basta indicar la columna de la Excel donde se encuentra la información correcta o dejar porcentajes fijos cuando no aparezcan en la hoja de cálculo.

5. Ejemplo práctico: facturas de venta con un tipo de IVA

1. La hoja Excel contiene, para cada factura: número, fecha, código de cliente, nombre, NIF, base, tipo de IVA, importe de IVA y total.

2. En el asistente se definirán tres líneas de configuración:

   • Una línea para la cuenta de cliente (importe al Debe por el total de la factura).

   • Una línea para la cuenta de ventas (importe al Haber por la base imponible).

   • Una línea para la cuenta de IVA repercutido (importe al Haber por el IVA).

3. Podremos usar diferentes ajustes, por ejemplo : 

   • Algunas líneas utilizan cuenta fija, al tratarse siempre de la misma cuenta contable (por ejemplo, una cuenta 700… de ventas).

   • Otras líneas toman la subcuenta desde la columna de código de cliente y la completan con un prefijo de cuenta de clientes.

   • Los campos de IVA se rellenan indicando la columna de Base imponible, la columna de %IVA o un porcentaje fijo, y la columna de Importe de IVA.

Con esta configuración, al ejecutar la importación se generan automáticamente los asientos de todas las facturas del listado, respetando la estructura contable habitual (cliente, ventas, IVA).

6. Resumen de la operativa

1. Preparar el fichero Excel con una fila de cabeceras y una línea por factura.

2. Acceder a “Importar Facturas Excel Avanzado” desde el menú Utilidades → Importar/Exportar.

3. Seleccionar el fichero y pulsar Comprobar.

4. Indicar filas, número de columnas y si se deben crear subcuentas nuevas.

5. Enlazar las columnas de cabecera (nº factura, fecha, nombre, NIF, etc.).

6. Definir las líneas de asiento: partidas, contrapartidas, conceptos, bases, IVA, IRPF, etc.

7. Guardar la configuración (para reutilizarla en futuras importaciones similares) y lanzar la importación.

De esta forma, Visionwin Contabilidad permite convertir un simple listado de facturas en Excel en asientos contables completos, ahorrando gran cantidad de tiempo y evitando errores de mecanización.