En este artículo trataremos acerca de la contabilidad analítica o de costes y cómo aplicarla en Visionwin Contabilidad.

De forma muy resumida, la contabilidad analítica se puede definir cómo :

•Un tipo de contabilidad que fragmenta el negocio, distribuyendo los ingresos y los gastos de cada línea de mercado, producto, zona geográfica, cliente o proveedor.

•Su objetivo es calcular la rentabilidad de cada área por separado y decidir qué líneas son productivas y cuáles no.

•Mientras la contabilidad financiera presenta la situación de la empresa en un momento determinado del año y es obligatoria, la analítica está enfocada en medir la rentabilidad de los recursos y además es de uso únicamente interno.

Los beneficios de utilizar una contabilidad analítica son muchos :

•Más control del negocio, si se cuenta con líneas de productos muy diferentes es recomendable fraccionar los costes e ingresos de cada una de ellas

Es la base para tomar decisiones estratégicas al poder ver los datos por separado, ayuda sobre la ejecución de proyectos, calcular rendimientos ...

Mejora la productividad y la eficiencia ya que con este método es fácil encontrar qué partes del negocio están registrando pérdidas

¿ Cómo empezar a trabajar con la contabilidad analítica en Visionwin?

En Visionwin Contabilidad la contabilidad analítica se desglosa en Departamentos y Proyectos, son dos campos que se añaden a la introducción de asientos y que deberemos rellenar para poder obtener posteriormente la información separada.

También conviene saber que podemos utilizar Departamentos y Proyectos o únicamente Departamentos, dependerá del nivel de desglose que pretendamos alcanzar.

En este ejemplo nos basaremos en el uso únicamente de departamentos para controlar los costes de los suministros en distintos departamentos de la empresa.

En primer lugar accederemos al menú Analítica -> Departamentos y crearemos un departamento genérico para almacenar todos los apuntes que no requieran un control y luego tantos como necesitemos para clasificar los gastos e ingresos.

Una vez los tengamos creados iremos a modificar la empresa, recuerda Fichas -> Fichero de Empresas y activaremos la gestión de departamentos en el apartado Analítica. También podremos indicar en la misma pantalla el departamento que vamos a usar por defecto ( más a menudo ).

Dado que es obligatorio que todos los apuntes tengan introducido un departamento (o proyecto en caso de que lo activemos), suponiendo que ya tengamos asientos introducidos deberemos ir al menú Utilidades -> Comprobaciones -> Asignar Departamentos y Proyectos al Diario

Como indica el propio programa, este proceso se ocupa de rellenar los datos de los apuntes que ya tengamos introducidos con el departamento que hayamos puesto por defecto en la empresa. Una vez finalice este proceso podremos observar que en todas las subcuentas se ha asignado un departamento por defecto, que podemos modificar si fuera necesario.

A partir de ahora cada vez que introduciremos un asiento se nos pedirá el departamento que nunca deberá dejarse en blanco. En esta captura se está entrando una factura de suministros y separando el gasto en los tres departamentos que tenemos creados.

Se puede observar que se le asigna un departamento genérico al proveedor/acreedor ya que lo que realmente interesa controlar son las cuentas del grupo 6 y 7 que no están afectadas por impuestos, y es ahí donde debemos esforzarnos en detallar correctamente la clasificación departamental.

A partir de aquí ya podremos obtener cualquier informe (diarios, extractos, balances, cuentas anuales) desglosando por departamento y/o proyecto, lo que nos permitirá controlar con mucha más facilidad las distintas áreas de gastos e ingresos de nuestra empresa.

¿ Cómo configurar el enlace por Departamentos y Proyectos desde Visionwin Gestión ?

Si estamos utilizando Visionwin Gestión y su generación automática de asientos en Visionwin Contabilidad también tendremos que hacer unos pequeños ajustes para indicar a qué departamento y/o proyecto se deben asignar las facturas que se enlacen.

En Visionwin Gestión separaremos los grupos de ingreso en función de las series de facturación, por lo que deberemos ir al menú Fichas -> Tablas -> Series y asignar a cada serie el departamento adecuado.